14 Nov Factura electrónica, claves para cumplir con la normativa

Si eres de los que sigues haciendo tus facturas en un documento word o excel deberías plantearte pasar ya a la factura electrónica. Porque la nueva “Ley Crea y Crece” de la que hablábamos hace unos días exige que la factura electrónica será el único medio de facturación que podrán emplear empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. Por eso, hoy en día se hace cada vez más imprescindible la digitalización de los negocios y una de las cuestiones principales es la facturación electrónica. En este artículo te contamos las claves para cumplir con la normativa en todo lo referente a la factura electrónica.

¿Es obligatorio emitir factura electrónica?

Si quieres trabajar como proveedor de la administración pública debes saber que desde enero de 2015 es obligatorio el uso de la factura electrónica. Además, se prevé que entre 2023 y 2025 la facturación electrónica ya sea obligatoria para los autónomos y pymes en cualquier relación comercial con cualquier cliente. 

Por ello es importante que si aún haces tus facturas con medios más manuales como puede ser un documento de word o de excel o incluso documentos en papel, te vayas planteando implementar un programa de facturación que te permita la digitalización de tus facturas.

¿Me pueden sancionar si no emito factura electrónica?

Desde la aprobación de la citada Ley Crea y Crece en junio de 2022, las pymes tienen un plazo de 24 meses para incorporar la factura digital a sus negocios antes de que puedan recibir multas de hasta 10.000 euros si no cuentan con un sistema de facturación electrónica. 

Además, los errores en las facturas emitidas pueden terminar en sanciones por parte de la administración. Estas sanciones dependerán de la graduación de la infracción, pudiendo ser:

• Infracción leve. Siempre que se incumplan las obligaciones relativas a la correcta expedición o utilización de los documentos de circulación exigidos por la normativa de los impuestos especiales. Siendo la multa a imponer de 150 € por cada documento.
• Infracción grave. Cuando se incumplan los requisitos exigidos para la expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas, o en su caso aquellos documentos que sustituyan a las mismas. Cuando no se pueda conocer el importe de las operaciones que dan origen a la infracción, la sanción consistirá en una multa de 300 € por cada operación respecto de la que no se hubiese emitido la correspondiente factura o bien no se hubiese conservado. De conocerse el importe, las sanciones consistirán en: 

• • Cuando el incumplimiento se refiera a los requisitos exigidos por la normativa reguladora de la obligación de facturación relativos a la expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas o documentos sustitutivos. La sanción será del 1% del importe conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.
  • Y cuando el incumplimiento consista en la falta de expedición o en la falta de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. La sanción será del 2% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones a que se refiere la infracción, la sanción será de 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya emitido o conservado la correspondiente factura o documento.
• Infracción muy grave. Cuando el incumplimiento consista en la expedición de facturas o aquellos documentos sustitutivos con datos falsos o falseados. En este caso la sanción corresponderá al 75% de aquel importe al que ascienda la suma del conjunto de operaciones que hubiesen generado la correspondiente infracción.

Además debemos de tener en cuenta que si se comete un error en la emisión de facturas, estas no se pueden modificar de forma directa. Debemos hacer una factura rectificativa, la cual hará referencia a la factura que rectifica y el motivo de dicha rectificación. Estas facturas deberán tener una serie diferenciada de las facturas ordinarias.

¿Qué información mínima debe tener una factura electrónica?

A la hora de emitir una factura digital o factura electrónica, debemos tener en cuenta que estas facturas deben de tener los datos mínimos exigidos por la normativa. Además, las facturas electrónicas deben seguir una numeración correlativa según la fecha de emisión. El incumplimiento de este requerimiento podrá ser sancionado.

Vamos a recordar los datos mínimos que debemos aportar en las facturas emitidas:

• El número de factura. Esta numeración, como decíamos, deberá ser correlativa en relación con la fecha de emisión. Pueden existir distintas series de numeración, siempre que las mismas estén justificadas. 
• Fecha de emisión.
• Datos fiscales del emisor.
• Datos fiscales del cliente.
• Concepto. Debiendo detallar los servicios prestados o el bien vendido. Se deberán aportar el mayor número de datos para poder identificar de forma clara y concisa el objeto de la factura.
• Tipo impositivo. En caso de tener distintos tipos de IVA, deberán de reflejarse por separado, tanto las bases como las cuotas de IVA. Si fuese de aplicación la retención correspondiente al IRPF, se deberá detallar el porcentaje a retener y la cantidad resultante según el mismo. 
• Para las personas jurídicas, se deberá hacer constar la información de inscripción en el Registro Mercantil.
• Si la operación está exenta del Impuesto, referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE, de la LIVA o indicación de que la operación está exenta.
• En el caso de que el sujeto pasivo sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
• En el caso de aplicación del REBU, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».
• En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención «régimen especial del criterio de caja».

¿Se puede emitir una factura digital simplificada?

Debemos conocer que hay en casos que cabe la posibilidad de emitir facturas simplificadas:

1. Siempre que el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido.
2. Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
3. En las siguientes operaciones, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido:

• Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
• Ventas o servicios en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.
• Aquéllas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Al emitir una factura simplificada, debemos tener en cuenta que también tiene un contenido mínimo, el cual será: 

• Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa.
• Fecha de expedición.
• Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea distinta a la de expedición de la factura.
• Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a su expedición.
• La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente también la expresión «IVA incluido».
• Contraprestación total.
• En el caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• Las menciones recogidas en las facturas ordinarias relativas a la aplicación de regímenes especiales y a determinadas operaciones (exentas, con inversión del sujeto pasivo, etc.).

¿Durante cuánto tiempo se deben guardar las facturas electrónicas?

Por último y no menos importante, debemos conocer la obligación de conservación de las facturas según la Ley General Tributaria, tanto si son físicas como facturas digitales. En este sentido Hacienda indica que debemos guardar las facturas emitidas y recibidas de los cuatro últimos ejercicios. Debemos tener en cuenta que nos pueden pedir facturas de hasta cuatro años atrás en el momento de sufrir cualquier acción de comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

Y tú, ¿aún sigues haciendo las facturas de forma manual en papel o en un documento word? Si es así, deberías plantearte instalar un sistema informatizado facturación ya que te ahorrará mucho tiempo y te permitirá tener tu facturación y cobros controlados además de cumplir con la normativa existente para evitar posibles sanciones. Desde Confislab podemos aportarte esta solución. Sólo tienes que rellenar el siguiente formulario y un asesor se pondrá en contacto contigo para informarte.

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