23 Ene Factura Electrónica y Sistema Verifactu: ¿Qué es y cómo implementarlo?
La transformación digital sigue revolucionando el mundo empresarial, y la facturación no es una excepción. En España, la implementación de la factura electrónica no solo moderniza los procesos, sino que también busca garantizar mayor transparencia y control fiscal.
Desde Confislab, queremos ayudarte a comprender cómo la factura electrónica y el sistema Verifactu impactarán a empresas y autónomos. Si te preguntas qué son estos conceptos, cómo afectarán a tu negocio y qué pasos debes tomar, sigue leyendo.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica, también conocida como factura-e, es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero con múltiples ventajas. Este sistema está regulado por la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como «Crea y Crece») y establece que todas las empresas y profesionales deberán emitir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
Ventajas de la facturación electrónica:
- Reducción del fraude fiscal: Los registros son más controlados y transparentes.
- Agilidad en pagos: Se minimiza la morosidad y se acortan los plazos de cobro y pago.
- Ahorro de costes: Menor uso de papel y almacenamiento físico.
- Seguimiento en tiempo real: Tanto el emisor como el destinatario deben reportar el estado de las facturas.
Verifactu: Un paso hacia la transparencia fiscal
El sistema Verifactu, directamente vinculado a la Ley Antifraude, se presenta como un mecanismo innovador que requiere el envío de registros de facturación en tiempo real a la Agencia Tributaria (AEAT). Este sistema será obligatorio de forma escalonada:
- Enero de 2026: Para contribuyentes sujetos al Impuesto de Sociedades.
- Julio de 2026: Para el resto de los contribuyentes, incluyendo autónomos.
Requisitos del sistema Verifactu:
- Uso de software certificado: Los programas de facturación deben ser adaptados para cumplir con los estándares de la AEAT.
- Inalterabilidad: Las facturas no podrán ser editadas ni eliminadas. Si hay cambios, quedarán registrados.
- Trazabilidad e integridad: Garantizar un seguimiento exhaustivo de cada documento.
- Conservación y accesibilidad: Los registros deben ser fácilmente consultables y almacenados de forma segura.
Fechas clave de implementación de Verifactu:
- 29 de julio de 2025: Los programas de facturación deben cumplir con el reglamento Verifactu.
- 1 de enero de 2026: Las empresas deben adaptarse a Verifactu y empezar a usar sistemas de facturación certificados. Solo las empresas que facturen más de 8 millones de € estarán obligadas en esta fase.
- 1 de julio de 2026: Los autónomos deben adaptarse a Verifactu y usar software conforme a Verifactu.
- 2027: Factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas con facturación inferior a 8 millones de €.
¿A quién afecta Verifactu?
El sistema Verifactu afecta a todos los autónomos que usen software de facturación, con algunas excepciones:
- Autónomos que facturan en papel o bajo el régimen de módulos.
- Autónomos en el régimen de recargo de equivalencia.
- Autónomos que residan en el País Vasco o Navarra.
- Autónomos que estén en el régimen SII.
Riesgos por no cumplir el reglamento
Si no se adapta el software de facturación a las exigencias del sistema Verifactu, se impondrán sanciones de hasta 50.000 € por cada ejercicio en que se haya empleado un programa no conforme al reglamento. Además, los autónomos y empresas serán sancionados si modifican el software certificado.
Relación entre Verifactu y la factura electrónica
Es importante destacar que Verifactu y la factura electrónica son dos reglamentos distintos. Mientras que Verifactu regula los requisitos técnicos de los programas de facturación, el reglamento de factura electrónica obliga a usar este formato en las operaciones entre autónomos y empresas. El objetivo de Verifactu es combatir el fraude fiscal, mientras que el objetivo de la factura electrónica es reducir la morosidad y garantizar que los plazos de pago no superen los 60 días establecidos por la ley.
Plazo límite para la adaptación:
El software de facturación debe estar en conformidad con esta normativa antes del 29 de julio de 2025.
Impacto de la factura electrónica para empresas y autónomos
La implementación de la factura electrónica y Verifactu implica un cambio significativo, especialmente para aquellos que aún trabajan con sistemas tradicionales.
¿Qué debes hacer si eres autónomo o tienes una empresa?
- Evaluar tu software actual: Si no cumple con los requisitos de la AEAT, es necesario migrar a un sistema certificado.
- Formación y adaptación: Familiarízate con los nuevos procesos digitales.
- Actualizar los procesos internos: Asegúrate de que tanto los responsables de emitir facturas como los departamentos de contabilidad comprendan el nuevo sistema.
- Buscar asesoramiento profesional: En Confislab podemos ayudarte a gestionar esta transición de forma sencilla.
Cómo prepararte para la facturación electrónica
El cambio hacia la digitalización puede parecer complejo, pero siguiendo estos pasos podrás adaptarte con facilidad:
- Selecciona un software certificado: Existen múltiples opciones en el mercado que cumplen con los requisitos legales.
- Digitaliza tus registros: Centraliza toda tu información contable para un acceso rápido y seguro.
- Consulta a tu asesoría: En Confislab te orientamos para que cumplas con todas las normativas sin complicaciones.
Preguntas frecuentes:
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica para los autónomos?
Además de reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, la factura electrónica facilita el seguimiento de los cobros, mejora la organización financiera y permite cumplir con las normativas de manera más sencilla.
¿Qué tipos de empresas están obligadas a usar la facturación electrónica?
Todas las empresas y autónomos que realicen transacciones comerciales con otros empresarios o profesionales estarán obligados a emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. Esto incluye desde grandes corporaciones hasta pequeños negocios.
¿Se puede emitir una factura electrónica sin software certificado?
No, a partir de la entrada en vigor de las normativas de Verifactu será obligatorio usar software certificado que cumpla con los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y accesibilidad establecidos por la AEAT.
¿Qué ocurre si no envío el registro de facturación en tiempo real?
No cumplir con los requisitos de Verifactu podría dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria, además de posibles retrasos y problemas con los clientes al no cumplir con las normativas vigentes.
¿Qué ocurre si no adapto mi sistema antes de 2026?
El incumplimiento puede acarrear sanciones por parte de la AEAT, así como dificultades operativas al no cumplir con los estándares obligatorios.
¿Es caro cambiar a un software certificado?
Aunque supone una inversión inicial, a largo plazo los beneficios como el ahorro de tiempo y costes superan ampliamente el gasto.
La implementación de la factura electrónica y el sistema Verifactu marca un antes y un después en la gestión contable de empresas y autónomos en España. Este cambio no solo busca modernizar los procesos, sino también fomentar la transparencia y el control fiscal.
Desde Confislab, te ofrecemos el apoyo necesario para que esta transición sea lo más sencilla y eficiente posible. Además, para que no te suponga ningún coste puedes utilizar las ayudas del Kit Digital. Si no sabes cómo solicitarlo, desde Confislab te podemos ayudar a hacerlo.
No esperes al último momento, ¡empieza ya a preparar tu negocio para la facturación electrónica!