25 Nov Verifactu: Guía definitiva para adaptar tu negocio
La entrada en vigor del sistema VeriFactu marca un antes y un después en la forma en que las empresas y autónomos en España gestionan su facturación. A partir de 2026, la Agencia Tributaria exigirá sistemas de facturación capaces de garantizar la trazabilidad, inalterabilidad y autenticidad de cada factura emitida, lo que implica un profundo cambio operativo y técnico. En esta nueva etapa, las asesorías como Confislab desempeñan un papel clave para guiar a las organizaciones en su adaptación, asegurando el cumplimiento normativo y aprovechando las oportunidades que esta transformación digital ofrece.
¿Qué es VeriFactu y por qué llega?
VeriFactu es un sistema regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para los programas informáticos de facturación (SIF) en España. Su principal propósito es reforzar la transparencia fiscal, dificultar el fraude y garantizar que los registros de facturación no puedan manipularse después de su creación.
Surge como consecuencia de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y ha sido desarrollado mediante el Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas de facturación.
Principales obligaciones del Reglamento VeriFactu
Requisitos técnicos de los sistemas de facturación
Los sistemas informáticos de facturación (SIF) deben garantizar:
- Integridad y conservación de los registros de facturación, de modo que una vez se genera un registro no se pueda alterar.
- Trazabilidad: cada registro debe incluir vínculos con el anterior (cadena de hashes), para evitar saltos u omisiones.
- Registro de eventos (event log): debe mantenerse un historial inmutable de todas las interacciones con el sistema (emisión, cancelación, errores, rectificaciones).
- Firma electrónica cuando sea necesario.
- Código QR en la factura: la factura debe incluir un QR con información que permita su verificación por terceros y con la mención explícita “Veri*Factu”.
Envío y almacenamiento de los registros
Existen dos modalidades principales para cumplir con VeriFactu:
- VeriFactu “clásico” (o “verificable”): el software envía automáticamente el registro de cada factura a la AEAT en tiempo real o casi real.
- No VeriFactu: el sistema almacena internamente los registros, garantizando conservarlos con integridad, trazabilidad y autenticidad, aunque no los remita inmediatamente a Hacienda.
Plazos de adaptación y entrada en vigor de Verifactu
- 29 de julio de 2025: fecha límite para que los fabricantes y proveedores de software dispongan de versiones certificadas que cumplan el reglamento VeriFactu.
- 1 de enero de 2026: obligación para empresas (personas jurídicas, sociedades) de emitir facturas mediante sistema compatible VeriFactu.
- 1 de julio de 2026: fecha límite para autónomos y otros obligados tributarios que no están en el régimen Suministro Inmediato de Información (SII).
Es importante mencionar que el sistema SII (Suministro Inmediato de Información) tiene un régimen distinto, y algunos contribuyentes que ya lo usan podrían quedar excluidos del ámbito de aplicación de VeriFactu.
Beneficios y riesgos para las empresas
Ventajas
- Mayor control fiscal: al enviar los registros en tiempo real, la Agencia Tributaria puede verificar de forma más eficiente las emisiones, lo que reduce la posibilidad de fraude.
- Digitalización y automatización: con VeriFactu, las empresas pueden digitalizar completamente su gestión de facturación y contabilidad, lo que reduce errores manuales y optimiza los procesos administrativos.
- Mejora en la elaboración de libros fiscales: al tener los registros en la AEAT, se vuelve más sencillo generar libros de registro fiscales y declaraciones tributarias con datos completos.
Riesgos y desafíos
- Inversión tecnológica: es necesario contar con un software certificado, lo que puede implicar costes y tiempo para adaptar los sistemas actuales.
- Sanciones: el incumplimiento puede acarrear multas significativas; por ejemplo, algunos medios mencionan sanciones de hasta 50.000 € para usuarios que no estén adaptados.
- Cambio cultural: no solo es un cambio técnico, sino una transformación de procesos internos, formación de equipo y nuevas rutinas de trabajo.
¿Qué debe hacer tu empresa (o asesoría)?
Evaluación y diagnóstico
- Auditoría de tus sistemas actuales: revisar si el software de facturación que utilizas ya está certificado para VeriFactu o si necesita adaptaciones.
- Planificación: fijar internamente un calendario para la migración, con hitos antes de los plazos oficiales.
- Formación del equipo: capacitar a quienes emiten facturas para que comprendan las nuevas reglas, uso del QR, registros, etc.
Adaptación técnica
- Seleccionar un proveedor de software con certificación VeriFactu o trabajar con desarrolladores para actualizar tu sistema actual.
- Configurar el envío automático de registros si optas por la modalidad Verifactu.
- Establecer mecanismos de auditoría interna para asegurar la inalterabilidad, trazabilidad y registro de eventos.
Soporte profesional
Como asesoría especializada en contabilidad, fiscalidad y laboral, en Confislab podemos ayudarte a:
- Interpretar la normativa específica para tu tipo de negocio.
- Elegir o adaptar la solución de facturación más adecuada.
- Implementar un plan de acción para que tu empresa cumpla con los plazos sin sorpresas.
- Evitar sanciones potenciales y aprovechar las ventajas de una gestión más transparente y automatizada.
La llegada de VeriFactu representa un cambio estructural en la facturación empresarial. No es solo una obligación legal, sino una oportunidad para modernizar tus sistemas, reforzar la confianza fiscal y optimizar tus procesos.
Desde Confislab, estamos preparados para acompañarte en cada paso de esta transformación: diagnóstico, implementación, formación y seguimiento. Si todavía no tienes claro cómo te afecta esta normativa o necesitas ayuda para adaptarte antes de los plazos, contáctanos. Te orientaremos con soluciones prácticas y seguras para cumplir con VeriFactu sin sacrificar la eficiencia de tu negocio.
Solicita información sin compromiso: