La comunicación telemática con las administraciones públicas y sus claves

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La comunicación telemática con las administraciones públicas y sus claves

En este mundo cada vez nos comunicamos más de forma telemática y la comunicación telemática de empresas y autónomos con la administración es ya una obligación. Como claro ejemplo debemos tener en cuenta que en el mundo se envían más de 187 millones de emails en un solo minuto.

De esta forma, si eres un autónomo o una empresa, aumentan cada vez más tus obligaciones y posibilidades de relacionarte con las distintas administraciones de forma telemática. Lo que en algunas ocasiones agiliza nuestra gestión, pero no lo neguemos, en otras nos aumentan las obligaciones de control que debemos tener ante las distintas comunicaciones y sus distintos canales.

Debemos asumir que esta manera de comunicarnos con las distintas administraciones de forma telemática no es cosa del futuro, ya es cosa el presente. Esto ha ocurrido por las medidas que la administración ha tomado para digitalizar las comunicaciones dentro de sus planes de actuación. Pero también por aquellas medidas obligadas a tomarse por la crisis sanitaria del Covid-19. Las empresas y autónomos han tenido que buscar alternativas para no parar o retrasar aquellos trámites propios de su actividad por las limitaciones impuestas por dicha crisis.

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¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica, también conocida como firma digital, es aquel proceso que permite identificar a la persona que está al otro lado de la comunicación, mediante métodos criptográficos.

Podemos diferenciar tres clases de firma electrónica:

  • Firma electrónica, entendiendo como tal la más básica. Identifica al firmante.
  • Firma electrónica avanzada, además de identificar al firmante, identifica cualquier cambio que se realice en los datos firmados, con posterioridad a dicha firma.
  • Firma electrónica reconocida por Autoridades de Certificación, la cual sustituye a la firma manuscrita.

¿Qué es la Dirección Electrónica Habilitada?

Además de las gestiones de forma directa con las distintas administraciones (Hacienda, Tesorería General de la Seguridad Social, comunidades autónomas, etc.), tales como, solicitar certificados, gestionar variaciones de datos, presentar solicitudes, etc., podemos recibir las notificaciones de las distintas administraciones, lo cual nos permitirá un mayor control sobre dichas comunicaciones, evitando así la perdida de las mismas y las molestias y repercusiones que esto pueda provocar.

La Dirección Electrónica Habilitada es una dirección electrónica que el contribuyente crea, para la recepción de las notificaciones administrativas, que por vía telemática puedan enviar las distintas Administraciones Públicas suscritas a este servicio.

¿Quién está obligado a comunicarse con las administraciones de forma telemática?

Deberán tener Dirección Electrónica Habilitada los siguientes entes:

  • Las personas jurídicas.
  • Las entidades sin personalidad jurídica.
  • Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera que estén colegiados de forma obligatoria. En todo caso, se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propie­dad y mercantiles así como, gestores, economistas, asesores fiscales que actúen como colaboradores sociales.
  • Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electróni­camente con la Administración.

Aún no teniendo obligación de tener DEH, deben de relacionarse telemáticamente con la administración:

  • Los trabajadores autónomos por cuenta propia o autónoma.
  • Los trabajadores del Sistema Especial de Trabajadores Agrarios.
  • Los trabajadores del grupo I del Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Si bien para estos últimos colectivos no es obligatoria la Dirección Electrónica Habilitada, es muy recomendable para un mayor control y optimización del tiempo.

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¿Qué debemos tener en cuenta con la firma digital o electrónica?

Aunque el ahorro en tiempo es claro, tanto a la hora de realizar gestiones como en lo que a la recepción de notificaciones se refiere, debemos tener en cuenta que:

  • Las firmas digitales tienen una caducidad, no son para siempre.
  • La gestión y control de la renovación corre por cuenta del contribuyente.
  • El no renovarla a tiempo, puede provocar la no recepción de las notificaciones, lo que conllevará que una vez transcurra el plazo dado para el acceso a la misma (10 días naturales), esta se dé por comunicada con todos los efectos. Pudiendo provocar la indefensión del contribuyente, la generación de sanciones por no atender lo requerido, recargo, intereses, etc.

Es necesario, tener un sistema de trabajo para que las notificaciones no queden sin atender, es por ello que desde Confislab ofrecemos a nuestros clientes el servicio de salvaguarda de firmas electrónicas, control de la dirección electrónica habilitada, así como la recuperación de las posibles notificaciones, evitando así sorpresas e incidencias con las mismas. Dentro del servicio ofrecido, además se incluye la gestión inicial de la firma digital, así como de sus posteriores renovaciones.

¿Eres cliente y aún no tienes activado el servicio? ¿No eres cliente pero te gustaría tener controladas tus notificaciones electrónicas? Contacta con nosotros en el siguiente formulario.

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